Phần mềm quản lý tổng đài có nhiều dạng khác nhau, có loại cài đặt trực tiếp trên tổng đài, có những loại phần mềm cài đặt trên máy vi tính thông qua card gắn vào máy vi tính hoặc sợ dây cắm từ tổng đài qua máy vi tính để quản lý các cuộc gọi đi, gọi đến và số lần gọi, tổng số phút gọi sử dụng, quản lý các máy con gọi ra ngoài. Phần mềm quản lý tổng đài rất tiện lợi cho các công ty có nhiều máy con và nhiều nhân viên sử dụng điện thoại,.