Phần mềm quản lý điện thoại được cài đặt trực tiếp lên hệ thống tổng đài hoặc cài vào máy vi tính có cáp kết nối với tổng đài, quản lý đầu số nội bộ và các cuộc gọi ra ngoài của các máy con, tạo mật mã khi gọi ra ngoài, thông kê số lần gọi của từng máy, và thống kế thời gian gọi của các máy con.